Barllo: detección y eliminación de contactos duplicados
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Nuestros usuarios y clientes más veteranos van a estar contentos hoy con esta actualización de barllo que nos va a permitir detectar contactos duplicados y respuestas a formularios duplicadas, y eliminarlas fácilmente con dos clics. En esta mini-guía cuento brevemente cómo hacerlo.
Detectar duplicados entre las respuestas a un formulario
Vamos a la sección Lista de respuestas del módulo CONTACTOS:
Por defecto nos aparecerán las respuestas a todos los formularios que hayamos estado usando (339 en el ejemplo de la imagen). Lo primero es aplicar un filtro por Formulario usando la lista desplegable:
En cuanto escogemos uno de los formularios de la lista desplegable la página se recarga y aparece actualizado el número de elementos (336 en el ejemplo de la imagen) pero lo más importante es que nos aparecen dos nuevos botones:
- Exportar respuestas, que al pulsarlo nos va a descargar un fichero con formato de hoja de cálculo Excel conteniendo todas las respuestas al formulario. No es algo necesario para la eliminación de duplicados, pero como es una nueva funcionalidad añadida recientemente, he querido mencionarlo. Aquí puedes leer una mini-guía hablando del botón Exportar respuestas.
- Duplicados, que al pulsarlo nos mostrará una lista desplegable con los campos del formulario que son del tipo texto (una línea o multilínea) o correo elecrónico, o enlace web, etc... Es decir, los campos (preguntas) del formulario en cuestión en los que los visitantes deben escribir normalmente información única. Por eso quedan descartados los de tipo lista desplegable, o lista de opciones, etc... porqué contienen un abanico de respuestas limitadas para todos los usuarios.
Finalmente, al escoger uno de esos campos para detectar Duplicados, se recargará automáticamente la página cargando todos los registros que contengan dicho campo repetido.
Ejemplo de abajo: alguien respondió 3 veces el mismo "Formulario sencillo" especificando siempre el mismo correo electrónico. Deberemos eliminar dos de esas respuestas. La mayoría de las veces, este tipo de duplicados tienen exactamente las mismas respuestas en todas las preguntas, así que dará igual cuál de ellas eliminemos.
Como sea, para eliminar los registros que nos parezcan prescindibles, se ha añadido un botón con una cruz inclinada junto al botón Editar. Al pulsarlo nos pedirá confirmación para eliminar el resgistro, pues es una acción IRREVERSIBLE.
El borrado va a ser casi inmediato, pues en segundo plano la página enviará la instrucción al servidor, y al concluir la tarea quitará de nuestra vista la fila de la tabla que contenía el registro que hemos solicitado eliminar.
Nota: ciertamente, esta herramienta se hacía necesaria desde hace tiempo, puesto que suele ser habitual que la gente al ir hacia delante o hacia atrás en el navegador usando las teclas del navegador vuelvan a enviar el mismo formulario repetidas veces.
En este sentido, también se ha añadido una medida automática extra que evitará en adelante que se envíen dos veces los mismos datos desde un mismo formulario y navegador. Era la causa más común de duplicaciones de respuestas a formularios, y ya no va a suceder.
Sin embargo, siempre alguien puede tratar de enviar a propósito los mismos datos o ligeramente parecidos desde el mismo formulario. Lo cuál ocurre habitualmente en formularios de inscripción a promociones, por ejemplo. para estos casos, la herramienta de detección de duplicados que aquí presentamos irá de maravilla para una limpieza rápida. 😉
Detección de contactos duplicados
Todo lo explicado funciona más o menos igual si vamos a la Lista de contactos del mismo módulo CONTACTOS.
Nota: tal vez hace falta mencionar (para los nuevos usuarios administradores de Barllo) que podemos configurar fácilmente cualquier formulario para que agregue automáticamente un nuevo contacto a la Lista de contactos a partir de los datos aportados por una persona al rellenar el formulario.
Esto nos va bien para recopilar contactos interesados en nuestros servicios, productos o promociones. Pero también nos generará continuamente bastantes duplicados cada vez que usemos un nuevo formulario. Por eso se hace útil y necesaria esta nueva herramienta de eliminación de duplicados.
De este modo, vamos a poder eliminar los contactos que estén repetidos por alguno de los campos más habituales: nombre, apellidos, teléfono, correo electrónico o cliente (éste último solo en el caso de que usemos el módulo de ecommerce). En el ejemplo de abajo, hemos buscado duplicados por el campo correo:
Aquí hay una diferencia con el caso de las respuestas a formularios:
- los contactos que tengan una suscripción no tendrán habilitado el botón para eliminarlos
- los contactos que estén registrados como clientes tampoco podrán ser eliminados
Estas medidas de seguridad evitarán que accidentalmente eliminemos a un contacto relevante por otras cuestiones o para otros módulos del sistema.
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