Barllo: plantillas de correo enviables a diferentes listas de destinatarios

El tema de las plantillas es uno de esos pendientes por sofisticar desde los inicios de Barllo, hace ya más de 10 años. A raíz de la petición de una clienta, este mes le hemos aumentando notablemente la funcionalidad. En particular, la posibilidad de enviar una plantilla de correo a una lista de gente. Aquí te muestro cómo. Hay varias posibilidades, e iremos agregando nuevas y con mayor control.

Qué son las plantillas de correo

Lo primero es aclarar de qué correos estamos hablando, ¿qué son estas plantillas? Para empezar debes saber que en el módulo CONTACTOS, encontramos una sección justamente llamada Plantillas de email:

Así se ve (imagen a continuación) la ficha de una plantilla. La idea es sencilla: diseñar un contenido HTML que podamos enviar a una lista de contactos. Puede ser para un boletín periódico, o para un mensaje de alerta, o una oferta comercial puntual, o el resultado de un sorteo o promoción, etc.

Básicamente tenemos 3 elementos en esta ficha:

Definir los destinatarios del correo

En esta actualización se estrena el recuadro superior derecho llamado Enviar por correo, que nos ofrece una interfaz muy amigable para enviar nuestro boletín a ciertos grupos de gente. Veamos qué posibilidades ofrece.

1) Una dirección

Mi consejo es que antes de enviarlo a tus destinatarios finales, hagas una prueba enviándote el correo a ti mismo usando justamente esta opción, que te permite escribir tu dirección de correo, o más de una separadas por punto y coma.

2) Direcciones obtenidas de un formulario

Éste es uno de los casos más necesitados. Ejemplo: acabamos de hacer una promoción o sorteo y queremos escribir un correo a todos los participantes con los datos del ganador.

• En la lista desplegable que se nos muestra, deberemos indicar de qué formulario queremos sacar la lista de destinatarios. Sólo se nos muestran los formularios que contengan al menos un campo del tipo CORREO ELECTRÓNICO.
• Al escoger un formulario de la lista, la página consulta al servidor en segundo plano e inmediatamente nos dirá cuántas direcciones de correo únicas y válidas hay disponibles de entre las respuestas a ese formulario. Es decir, que el número puede ser ligeramente inferior al número de respuestas al formulario, si es que hubieran direcciones repetidas o en blanco.
• Pulsando el botón Enviar la página enviará al servidor -también en segundo plano- la orden de enviar el correo a esos destinatarios, y nos mostrará un mensaje confirmando el envío si se finaliza con éxito.

3) Contactos con una marca específica

Éste es un caso más peculiar, nos permite enviar un mismo correo a los contactos que tengamos en la Lista de contactos marcados con una marca específica. Ejemplo: de entre todos los contactos que tenemos recopilados en la Lista de contactos, tenemos unos cuantos marcados como Clientes VIP, y les queremos hacer llegar una novedad u oferta.

• En la lista desplegable que se nos muestra, deberemos indicar cuál de las marcas nos interesa.
• Al escoger una marca de la lista, la página consulta al servidor en segundo plano e inmediatamente nos dirá cuántas direcciones de correo únicas y válidas hay disponibles de entre los contactos con esa marca.
• Pulsando el botón Enviar la página enviará al servidor -también en segundo plano- la orden de enviar el correo a esos destinatarios, y nos mostrará un mensaje confirmando el envío si se finaliza con éxito.

4) Todos los contactos

Esta opción no necesita muchas explicaciones:

• Simplemente se enviará el mismo correo a todos los contactos de la Lista de contactos. Claro, todos los que tengan un correo válido.
• Pulsando el botón Enviar la página enviará al servidor -también en segundo plano- la orden de enviar el correo a esos destinatarios, y nos mostrará un mensaje confirmando el envío si se finaliza con éxito.

Destinatarios ocultos

Atención, cuando se haga cualquiera de los envíos que son masivos (todos excepto el primero) el correo se va a enviar del siguiente modo:

• Se va a poner como destinatario visible del correo al que especifiquemos en la ficha de la plantilla como Remitente. Es decir, que ese nombre y dirección se usará como remitente pero a la vez como destinatario VISIBLE. Si lo hubiéramos dejado en blanco, se tomarían el nombre y correo del remitente por defecto definido en Configuración del website.
• El resto de destinatarios se añadirán al envío como "con copia oculta". Eso quiere decir que todos los que reciban el correo podrán ver el nombre y dirección del primer punto, pero no podrán ver ni saber cuántos otros destinatarios hay en ese correo.

Esto se hace así para salvaguardar la privacidad de la información de nuestros contactos.

Límite de envío

Antes de cerrar esta guía, debo aclarar que la mayoría de proveedores de hospedaje e incluso de envío de correo tienen unos límites de envío, que suelen ser diarios, semanales y/o mensuales.

En concreto, por ejemplo, mis dos proveedores tienen un límite diario de 500 envíos por cuenta SMTP !!! que no es mucho!! Es decir, que si por ejemplo, tenemos una lista de más de 1,000 contactos ya podemos despedirnos de usar Barllo para el envío de un boletín.

En realidad, es un punto en el que tengo pendiente implementar algo más sofisticado. Por de pronto, si alguno de vosotros tiene esa necesidad, deberá contratar alguno de los servicios especializados en envio de boletines por correo electrónico, que aparte de permitir el envío de cientos de miles de boletines al mes, tienen buenas herramientas de gestión de suscriptores, plantillas para correos bien profesionales, análisis de datos de apertura de los boletines enviados, etc.

Aviso de privacidad

Ahora que este mes estamos todos recientemente sensibilizados con el tema de la privacidad de los datos personales en internet, debido a la reciente norma europea al respecto (aquí puedes leer el reciente artículo que escribí al respecto para mis clientes que usan la plataforma SaaS para inscripciones en línea), es necesario recordar que hay que ir con pies de plomo a la hora de enviar correos electrónicos NO DESEADOS a nuestros contactos.

Es decir, poder se puede (enviar correos masivos), pero has de asegurarte de:

• que obtuviste el consentimiento expreso de los titulares de esas direcciones de correo para que les envíes lo que les quieras enviar,
• y que tienen claro cómo solicitarte que no quieren recibir más notificaciones por correo, y obviamente tú los retiras de la lista cuando lo piden

Si cumples con esos requisitos nadie puede demandarte. Pero si no es así piensa que la multa mínima es de 2 millones de euros!?