Módulo de INSCRIPCIONES. Cómo aplicar descuentos y recargos según la fecha de pago.

Ésta es una mini-guía para los usuarios del módulo de INSCRIPCIONES de Barllo, para mostrar los detalles del uso de descuentos en el precio de la inscripción cuando se paga con X días de antelación a la fecha límite de pago, y el uso de recargos cuando se paga con posterioridad a esa fecha. De tal modo que el sistema maneja de forma automática estas modificaciones de precios si el administrador del módulo establece unas sencillas reglas al respecto.

Como tantas otras funcionalidades del módulo de INSCRIPCIONES, se pueden configurar los descuentos y recargos a tres niveles:

1. A nivel de módulo
2. A nivel de perfil de inscripción
3. A nivel de evento

¿Para qué tres niveles de definición? Pues porqué lo que establezcamos en la configuración del  módulo (primer nivel), aparecerá por defecto cuando creemos un nuevo perfil de inscripción (segundo nivel) y podremos personalizarlo de forma diferente para cada perfil si es necesario. A su vez, lo que quede establecido en cada perfil se añadirá por defecto cuando creemos un evento y añadamos ese perfil de inscripción al mismo (tercer nivel) en donde de nuevo podremos personalizarlo de nuevo.

Interfaz de configuración de las reglas

La interfaz es exactamente la misma, y siempre se tratará de establecer dos reglas: una para los descuentos y una para los recargos. En cualquier caso siempre es totalmente opcional activarlas.

Este cuadro de diálogo es bastante auto explicativo, pero voy a explicitar los puntos importantes:

• puede activarse o desactivarse cualquiera de las dos reglas simplemente marcando la casilla de verificación correspondiente.
• atención: si activo la regla de recargo -por ejemplo- en la configuración del módulo, entonces esta acción NO MODIFICARÁ los perfiles y eventos que ya hayan sido creados con anterioridad. Si se desea activar el recargo para los eventos ya creados hay que ir uno por uno y activarle su regla de recargo en los perfiles de inscripción que tenga incluídos.
• en el caso de la regla para descuento, hay que especificar con cuántos días mínimos de antelación hay que efectúar el pago para que el sistema aplique el descuento a la persona inscrita que está pagando.
• en ambas reglas hay la posibilidad de indicar el importe del descuento/recargo en modo de PORCENTAJE, de este modo el sistema de incentivo y penalización es más "justo", y también es más cómodo para el administrador, por ejemplo: 1) establece en el PERFIL un recargo del 10% si se paga después de la fecha límite, 2) en adelante, cuando añada ese perfil a nuevos eventos se establecerá por defecto esa misma regla (aunque haya la libertad de ajustarla en cada caso si es necesario). Pero ya por defecto el sistema actúa "inteligentemente" o con "autonomía".

Perfiles de inscripción añadidos a un evento

Vamos a ver en detalle cómo se ve la interfaz del panel de administrador en dónde añadimos perfiles de inscripción a un evento, porqué han cambiado algunas cosas respecto a la versión del año pasado. He añadido algunas mejoras, básicamente en la línea de esconder información que se muestra solamente al pulsar alguno de los botones verdes. Lo he tenido que hacer así porqué empieza a sobreabundar el número de opciones configurables para cada perfil/evento. Veamos la captura de la sección "Perfiles de inscripción" que vemos al acceder a editar un evento, y a continuación la analizo punto por punto:

• el control del tipo lista desplegable que acompaña a la etiqueta "Crear desde" nos permite seleccionar cualquiera de los perfiles de inscripción que tengamos creados (a modo de plantilla) y tras pulsar el botón "Añadir" será agregado al evento en cuestión. Esto no ha cambiado.
• lo que sí ha cambiado es que a ese botón de "Añadir" le siguen ahora los perfiles que ya hemos añadido, pero mucho más reducidos que antes. Ya no aparece ningún control ni formulario para modificar las opciones de esos perfiles, hasta que no pulsamos uno de los 3 botones llamados "Ver / editar...".
• para compensar esa "no visibilidad" de las opciones, he añadido un "resúmen" de los datos más importantes del perfil: el número de plazas, el precio, y opcionalmente el descuento y el recargo si han sido definidos. De este modo, de un vistazo y de modo más compatco, al entrar en la ficha de un evento tenemos una idea bastante aproximada de las características de inscripción.
• algo que no se ve en una captura es lo siguiente, y no ha cambiado respecto a las versiones anteriores: cuando se añade un nuevo perfil a un evento, la página se recarga y aparece -ahora sí- desplegado el primer recuadro de opciones, el de la "información básica", para obligar al administrador del módulo a revisar las diferentes opciones básica, que luego en la siguiente captura veremos, como el número de plazas, precio, descuentos, bla bla bla...
• he añadido un enlace directo al formulario de inscripción de cada perfil, en forma de botón verde con la etiqueta "web", en la barra de título de cada perfil (esquina superior derecha). Haciendo pruebas y más pruebas me di cuenta de que algo así era muy cómodo para ver cómo se ve en la parte pública de la web el formulario de inscripción cuando uno está haciendo ajustes sobre los textos y sobre todo los campos del formulario de inscripción.
• también se han añadido dos botones nuevos para cada perfil: eliminar y desactivar. El botón "eliminar" no aparecerá disponible cuando ya haya inscripciones realizadas para ese evento bajo ese perfil. El botón "desactivar" siempre aparecerá, y lo "único" que hará es hacer desaparecer ese perfil de entre las opciones de inscripción a ese evento cuando accedan los visitantes a la web. Es una operación 100% reversible, es decir, podemos volver a activar ese perfil en cualquier momento sin ninguna otra consecuencia, y volverá a aparecer a la vista de los visitantes.

Cómo se ve a la hora de inscribirse

Esta es una captura de cómo se vería a la hora de inscribirse un recargo, en la parte pública de la web. La idea de fondo es que antes de inscribirse, dónde aparecen el precio de cada perfil de inscripción se muestre al visitante de que hay un descuento si paga con antelación o habrá un recargo si paga con posterioridad a la fecha límite. De este modo, desde el inicio se incentiva el pronto pago :)

Hay que hacer constar que solo se mostrará al visitante que hay un descuento si todavía está dentro del tiempo de antelación suficiente. Es decir, si había un incentivo de descuento al pagar con una antelación mínima de 20 días y ahora ya solo quedan 2 días, entonces ya no se le muestra en el anuncio de descuento.

Al pulsar el icono azul con la "i" de información muestra un mensaje el motivo o condiciones del posible recargo o descuento.

Nota: aprovecho para aclarar porqué el perfil de inscripción de la imagen que se llama "No soci@" tiene un botón "Inscripción cerrada" que aparece tachado. Eso es porqué para ese perfil ya se acabaron las plazas, pero el sistema detecta que yo he accedido al panel de administrador y por tanto a pesar de eso me muestra un segundo botón "Inscribirse" para que pueda efectuar sí o sí una inscripción. Esta funcionalidad ya existía desde que creamos el sistema de perfiles, pero quise aprovechar esta iagen para aclararlo... tal vez alguien no lo sabía.

Área de pago en Mi inscripción

Veamos cómo al final el usuario que ha realizado la inscripción se beneficia del descuento o se le penaliza con un recargo, obviamente de acuerdo con las reglas configuradas por el administrador.

Cuando el usuario accede a la sección de la página "Mi inscripción" (a la que solo se accede con el correo electrónico y una contraseña), en el área de Pago y dependiendo de la fecha del día en curso y de la fecha límite para pagar la inscripción, el sistema automáticamente mostrará una línea más indicando que hay un recargo y su importe, o bien que hay un descuento y su importe. En ambos casos se muestra un icono (amarillo o azul) que al pulsarlo muestra un mensaje explicativo del importe y las fechas.

En el caso del descuento el mecanismo puede no ser muy exacto. En el sentido de que en ese momento ciertamente el inscrito es apto para beneficiarse del descuento si inicia el proceso de pago en ese momento, pero sin embargo, si por ejemplo el método de pago es por depósito o transferencia, es posible que el dinero efectivamente llegue varios días más tarde por motivos técnicos o por razón de que el inscrito realizó la transferencia unos días más tarde. En este sentido, los administradores deben conocer esta inexactitud, que en todo caso solo provocará que alguna persona que no mereciera realmente el descuento se beneficie. Pero no al revés. Yo diría que es un mal menor y que va a suceder muy pocas veces. Ya veremos después en la práctica cómo va el asunto.

Gestión de los pagos en la ficha de una inscripción concreta

Otro aspecto a tener en cuenta en este asunto es la gestión de los pagos de una inscripción desde el panel de administrador. Ahora se verá algo como esto en una inscripción con un recargo a aplicar de 10.00 EUR porqué aún no ha sido pagada:

La única novedad en esta versión es esa fila en color rojo que indica que se va aplicar un recargo. Al pulsar sobre el icono aparece un mensaje explicando los detalles del porqué. Algo similar ocurre cuando se trata de un descuento.

Del mismo modo, al pulsar sobre el botón "Añadir un pago manual" se despliega el mini-formulario que se ve debajo, en donde por defecto ya aparece la suma del precio original y el recargo (o descuento en su caso).

Otro punto importante: el descuento solo se aplicará cuando se intente pagar el TOTAL del importe restante... no cuando solo se pague una parte, como por ejemplo la reserva (si hubiera).

Lista de inscripciones

Por último, en el listado de inscripciones del panel de administrador, en la columna Pagado he añadido unas flechas de color para marcar las inscripciones que hayan disfrutado de un descuento (color verde) o que hayan tenido que pagar un recargo (color rojo):