¿Cómo adjuntar archivos en correos masivos eficazmente?

¿Tienes la necesidad de enviar un archivo a una lista grande de suscriptores, prospectos o clientes y te preguntas cuál es la mejor manera de hacerlo? Ahora te diré cómo y porqué.

De hecho, este artículo es para evitarme responder a la misma pregunta por enésima vez a mis clientes. Una pregunta bastante recurrente. Espero que sirva a mucha más gente.

Solución: archivo enlazado vs. archivo adjunto

La respuesta a cómo hay que adjuntar ese archivo es muy sencilla: simplemente no lo adjuntes!!! Es decir, la mejor manera de hacer llegar por correo un archivo a una lista de gente es siguiendo estos pasos:

1. sube ese archivo a tu servidor
    
2. en el cuerpo del correo que les envies incluyes un enlace a ese archivo

Ventajas

Este método tiene muchas más ventajas que enviarlo adjunto, y es lo usual en estos casos de correos masivos. ¿Porqué?

• porqué tu servidor de correo no ha de enviar el mismo archivo a cada destinatario (esto tiene ciertos inconvenientes técnicos que no vale la pena explicar en este artículo, pero supone una diferencia en la eficiencia del envío)
   
• porqué los destinatarios no necesitan descargarse el archivo para saber qué les tienes que decir. Lo cuál es útil especialmente en caso de que posiblemente no todos quieran/deban abrir el archivo, solo algunos interesados, o prefieran abrirlo desde el PC en lugar de desde el teléfono o la tableta si recibieron allá el correo.
   
• porqué con este método puedes entonces poner a la disposición de los destinatarios en el mismo correo no solo un archivo sino toda una serie de archivos similares o relacionados con el asunto del correo, y cada destinatario escogerá cuál necesita/quiere abrir. Por ejemplo, dando una lista de guías en PDF para diversos servicios/productos/idiomas/etc.. , cada una con un enlace diferente, obviamente.
   
• porqué es un ahorro de tiempo (el envío es más rápido, y la recepción también)
   
• porqué es un ahorro de consumo de conexión de datos (tanto para tu servidor como para el que lo recibe, especialmente importante si lo hace desde un dispositivo móvil con conexión 3G)
   
• porqué es un ahorro de energía (al reducir el volumen de datos transferido estamos ahorrando energía, lo cuál va en beneficio especialmente de nuestro planeta, pero también de nuestro dinero)
   
• porqué cuando has enviado un archivo adjunto en un correo ya no tienes oportunidad de "echarte atrás", sin embargo, si usaste la solución del archivo enlazado entonces puedes cambiar a posteriori el contenido de ese archivo sin necesidad de reenviarlo, en caso de que necesites realizar una corrección de última hora o de algún error que te reporten los primeros usuarios que lo abran
   
• porqué una vez subido el archivo a tu servidor y compartido con tus destinatarios todos lo tienen a su disposición desde cualquier navegador, es decir, aunque estén en otra máquina o dispositivo podrán acceder fácilmente de nuevo al archivo, y de forma autónoma, es decir, sin tener que intervenir tú o reenviárselo.
   
• por último y no por eso menos importante, con esta solución consigues llevar a tus destinatarios a tu portal web una vez más (si es que hospedaste el archivo en tu portal web), y eso es una oportunidad para seguir construyendo tu imagen corporativa, ya sean clientes, suscriptores o usuarios esos destinatarios de tu correo. Moviendo a esas personas a tu web, tú tienes más el control en todos los sentidos.

Reflexión

Este tipo de soluciones van en la dirección que es la tendencia de hoy en día: trabajar más "en la nube". Es decir, dejar de apoyarnos tanto en el intercambio de archivos físicos y aplicaciones que se instalan en nuestros dispositivos y los cargamos arriba y abajo, y empezar a trabajar más con información/programas/recursos que están en los servidores de internet y que por tanto son mucho más accesibles y -es necesario decirlo- también son más seguros que la mayoría de los equipos particulares de los usuarios (en cuanto a virus y hackers).

Si me lo preguntan, el caso ideal de esta filosofía es cuando se trabaja enteramente en servicios "cloud" (en la nube, en inglés): los archivos están en los servidores porqué las aplicaciones que los crean están en los servidores. No es algo nuevo, el correo web o webmail (como Gmail, Hotmail, Yahoo, etc...) es un ejemplo que llevamos usando millones de personas desde hace más de una década. El "programa de correo" es una interfaz web hospedada en un servidor al que accedemos desde un navegador web (no necesariamente, también se puede hacer desde aplicaciones locales) y ahí se generan los mismos documentos (los correos) que enviamos a otras personas!!!

En esta línea se popularizaron ya hace unos 5 años plataformas ofimáticas online que permiten crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas, etc. y a la vez compartirlos (ya no enviarlos!!!) con otros usuarios para que los puedan ver o editar colaborativamente. Las plataformas más reconocidas son Google Docs y Office 365, ambas gratuitas. Sin embargo, este es un tema muy interesante para tratar en un próximo artículo. Aunque hay muchos por ahí si buscas por internet.