¿Hay forma de saber si mis correos masivos son recibidos?
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Una clienta me ha hecho esta pregunta hoy, y como no es la primera vez, finalmente he decidido publicar una respuesta que pueda servir a más gente. La respuesta de momento es: no hay un método lejanamente fiable para saber si nuestros correos son recibidos. De todos modos, cabe avisar que la tecnología cambia con cada año que pasa y puede que el panorama cambie en el largo plazo.
¿Recibir correo o abrir correo?
La primera aclaración que debemos hacer es que no es lo mismo querer saber los correos que se han recibido y querer saber los correos que se han abierto. Incluso cuando hablamos de correo recibido, cabe preguntarse si estamos incluyendo a los que se quedaron en los filtros de spam, o en la bandeja de spam.
Además, en general, lo que suele ser más importante para el que envía los correos es que estos se abran. Es lo que en inglés llaman Email open rate, o Ratio de apertura de correos en nuestro idioma.
Desde que se envía el correo hasta que se abre
Es toda una carrera llena de obstáculos, en la que con cada obstáculo se pierden destinatarios que no llegan a abrir nunca nuestro correo:
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enviar se envían todos los correos :)
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algunos se quedan atrapados en filtros duros de spam, es decir, filtros instalados en el servidor de correo del destinatario que directamente elimina el correo que detecta como spam, o al menos algunos de ellos ! :(
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otros van a las bandejas de spam, y por mi experiencia diría que es el 80% de los casos de no apertura o de consultas posteriores del tipo "no me ha llegado el correo que dijeron que me enviarían". Por suerte, estos correos sí llegan a estar accesibles de los destinatarios, pero muchos de estos no los llegan a ver porqué no saben ni que existe su bandeja de spam (sí, ya sé... da pena la cultura TI básica de mucha gente... después de casi 20 años de siglo XXI).
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finalmente, con suerte llega a la bandeja de entrada del destinatario. Aunque aún se ha de superar algunos obstáculos más:
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que el usuario no lo borre accidentalmente, al aparecer mezclado en un mar de correos comerciales
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que no lo quiera abrir porqué el asunto del correo no le atrae lo suficiente (un buen Asunto puede mejorar en un 80% las ratios de apertura!!!)
- que lo quiera abrir pero si no lo hace en el momento se olvide y el correo se hunda en la lista hasta el fondo, sin abrirse!
Estos obstáculos desafortunadamente suceden no solo con el envío de correos comerciales sino también sobre los llamados correos transaccionales, es decir, aquellos que enviamos a nuestros usuarios cuando compran, cuando solicitan información, etc... lo cuál es un problema logístico grave, y que preocupa a muchos.
¿Hay sistemas para conocer esa ratio de apertura?
Técnicamente hablando, hay dos formas de saber cuando el destinatario abrió el correo que recibió:
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Inlcuyendo una pequeñita imagen o algún elemento HTML incluído en el redactado del cuerpo del correo, que cuando el destinatario abra el correo para leerlo se tratará de cargar ese elemento HTML, llamándolo al servidor donde lo tengamos hospedado y entonces podemos detectar la hora y el lugar desde donde se leyó ese correo, e incluso si le pusimos un identificador único también podríamos saber cuál de los 100 correos que enviamos es el que se está abriendo.
- Solicitando al usuario en el cuerpo del correo que pulse sobre un enlace o botón al leerlo. Es lo habitual en correos de validación de una nueva cuenta o de cambio de contraseña, o cosas así. Pero obviamente no podemos exigir ni esperar que nuestros lectores siempre pulsen sobre esos enlaces o botones.
El primer método es el habitual empleado para monitoreo (tracking en inglés) de apertura de correos. Solo tiene el inconveniente de que muchos programas en donde se lee el correo están configurados normalmente para NO CARGAR elementos HTML incluídos en los correos. La razón es doble: para ahorrar ancho de banda, y para evitar la ejecución de posibles scripts maliciosos. Es decir, que no hay un método 100% fiable para calcular la ratio de apertura.
En la práctica, ¿cómo lo hago?
La buena noticia es que como este tema de la entrega y lectura de correos es fundamental no solo para marketing sino especialmente para tareas operativas transaccionales de cualquier webapp, hay en el mercado un sinfín de "soluciones" que de una forma más o menos robusta lidian con el asunto. Ciertamente, para obtener los mejores resultados hay que complicarse bastante la vida, por ejemplo, en una sofisticada reconfiguración de las DNS de nuestro dominio, para que servidores y software de terceros puedan hacer por nosotros todo el trabajo difícil de tracking de correos e incluso de sacarnos de listas negras anti-spam y meternos en listas blancas.
En términos técnicos, tenemos que buscar servicios de correo SMTP, o externalizar nuestro envío de correos. Una vez configurado es muy sencillo: en lugar de usar el servidor SMTP de nuestro propio dominio y proveedor de hospedaje usamos el servidor SMTP que nuestro proveedor externo de correo nos diga.
Entonces nuestra plataforma o webapp enviará los correos que queramos enviar a ese servidor SMTP el cuál añadirá códigos de tracking en el interior de los mimos antes de enviarlos definitivamente a los destinatarios.
Cuando los destinatarios abren sus correos, entonces los servidores de nuestra empresa de tracking registra las aperturas, y nosotros podemos verlo todo eso en tablas y gráficos de colores :)
Proveedores más populares
Algunos de los más conocidos del mercado son:
- https://sendgrid.com
- https://mailchimp.com
- https://bananatag.com
- https://jangosmtp.com
- https://jangosmtp.com
- etc...
Algunos de estos servicios tiene un paquete gratuito con ciertas limitaciones de envío, pero que nos van a permitir hacer pruebas o incluso usarlo para proyectos pequeños. Yo, por ejemplo, soy usuario satisfecho desde hace años de Sendgrid, que además he usado en paquetes de gran volumen para algún cliente mío.
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